Skip to content

8 bước giúp nâng tầm năng suất cho team của bạn

by on April 16, 2009

( Tinh Hoa) Một nhà quản lý giỏi có thể giao việc cho nhân viên của mình ngày một nhiều và ngày một khó, và nhân viên của họ vẫn hăng hái tuân theo. Bạn có thể làm được điều đó với 8 bước sau, thông qua việc làm cho nhân viên của mình thấy được mối liên hệ giữa lợi ích cá nhân của họ và lợi ích của tập thể.

B1: Giúp nhân viên thấy được quyền lợi khi được bạn giao nhiều việc hơn

Việc được giao nhiều việc hơn có nghĩa là vị trí của họ trong công ty được nâng cao hơn, sẽ khó bị thay thế hơn và sẽ được ưu ái hơn khi đến kì tăng lương. Hoặc khi đi kiếm việc, giá trị của họ trên thị trường lao động cũng tăng cao hơn. Đây là sự thật mà không phải ai cũng biết.

Bằng việc nâng mục tiêu phát triển cá nhân lên cao hơn so với yêu cầu của công việc một chút, nhân viên của bạn có thể phát triển năng lực của mình một cách nhanh hơn. Ngược lại, việc thực hiện một công việc lặp đi lặp lại sẽ gây nhàm chán, và làm cho năng lực dậm chân tại chỗ.

Đa số mọi người đều muốn nâng cao năng lực của mình nhưng họ lại không thích khi nhận thấy trách nhiệm của mình được nâng lên ngày một cao hơn. Bạn phải giải thích với họ là trách nhiệm luôn đi đôi với quyền lợi, và hãy nhớ đảm bảo được điều đó.

B2. Mô tả bức tranh lớn của team và xác định phạm vi trách nhiệm của từng nhân viên

Đảm bảo mọi người biết được họ phải chịu trách nhiệm về việc gì, thông qua bảng mô tả công việc (job description) và sơ đồ tổ chức (organization chart) của team. Khi mọi người biết rõ phần việc của mình trong bức tranh tổng thể, mọi thứ sẽ rõ ràng, và không có hiện tượng giẫm chân lên nhau hoặc đùn đẩy trách nhiệm. Mọi người cũng sẽ phản ứng hiệu quả hơn khi phải đối diện với các tình huống ở bên ngoài bổn phận của mình.

Mỗi vị trí có một bản mô tả công việc riêng, và ứng với mỗi công việc trong bảng có các tiêu chuẩn để đánh giá, chúng ta sẽ thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá trong bước 3. Bạn càng chi tiết, mọi thứ càng rõ ràng, và nhân viên càng có mục tiêu làm việc cụ thể. Đừng ngại đầu tư thời gian vì bạn có thể sử dụng cho nhiều lần sau này (áp dụng cho nhiều nhân viên, nhiều phòng, nhiều công ty, với một vài thay đổi nhỏ).

B3: Đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng

Các nhà quản lý có sứ mệnh là nâng cao hiệu quả hoạt động cho team của mình, vậy việc bạn cần làm là đưa ra các định nghĩa- thế nào là họat động tốt. Cố gắng càng cụ thể càng tốt khi xác định tiêu chuẩn cho toàn team, và sau đó là từng thành viên, và từng công việc của mỗi thành viên.

Vd:, “Làm cho khách hàng hài lòng” là tiêu chuẩn không cụ thể dành cho phòng chăm sóc khách hàng. “Đạt được tỉ lệ feedback tốt là 10%-và phục vụ được 100 khách hàng mỗi tuần” là một mục tiêu cụ thể hơn. Không phải tất cả khách hàng khi được phục vụ tốt đều để lại feedback, nhưng rõ ràng trong 2 công ty cùng ngành nghề, công ty nào có dịch vụ tốt hơn sẽ có tỉ lệ feedback tốt cao hơn.

Khi đặt ra các tiêu chuẩn, bạn nên cho phép nhân viên cùng tham gia và thảo luận. Bởi vì họ là những người trực tiếp thực hiện công việc nên sẽ có cái nhìn cận cảnh và chân thực nhất

B4: Để nhân viên của bạn tham gia chủ động

Có thể xem việc nâng cao yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá công việc là một dự án, và nhân viên của bạn là phần quan trọng nhất. Hãy để họ thấy được sự chủ động của mình, bằng cách cho họ cơ hội đưa ra các đòi hỏi về điều kiện làm việc.

Nhân viên phòng Kinh Doanh có thể đòi hỏi nhiều mẫu brochure hơn, với chất lượng tốt hơn. Nhân viên phòng Kỹ thuật có thể đòi hỏi thêm một số dụng cụ gì đó, nhân viên phòng chăm sóc khách hàng đòi có có thêm người trong phòng của mình ..v.v..

Sẽ có một số mâu thuẫn nhỏ cần được giải quyết bằng thương lượng, một vài yêu cầu bị từ chối vì vượt quá qui định của công ty. Nhưng nhìn chung, việc nhân viên đưa nhiều yêu cầu về điều kiện làm việc (và nội dung yêu cầu của họ) sẽ chứng tỏ họ thực sự quan tâm đến kế họach nâng tầm tiêu chuẩn của bạn như thế nào. Khi kế hoạch bắt đầu, Những người quan tâm nhất sẽ là những người thực hiện một cách nghiêm túc nhất.

Ở phần tiếp theo, tôi sẽ nói về 4 bước còn lại và các ví dụ cụ thể về bảng mô tả công việc, cũng như sơ đồ tổ chức.

( hết phần 1)

(phần 2)

Hải Minh

Công ty CP GIẢI PHÁP TINH HOA

http://www.giaiphaptinhhoa.com

From → Uncategorized

Comments are closed.

%d bloggers like this: