Skip to content

Một số nguyên tắc sử dụng email hiệu quả

by on October 25, 2009

Càng ngày, email càng trở thành phương tiện giao tiếp quan trọng nơi công sở. Hãy áp dụng các cách đơn giản sau để nâng cao hiệu quả (người đọc sẽ làm những điều bạn muốn họ làm) trong việc giao tiếp bằng email:

Nâng cao chất lượng tiêu đề email

Một tiêu đề tốt phải thu hút sự chú ý và cho người đọc biết về nội dung của email đó

Vd:
Tiêu đề thư không tốt: Meeting
Tiêu đề thu tốt: Meeting – 10h sáng – T4- Kế họach KD 2010

Mỗi email chỉ nên có một nội dung thảo luận

Điều này giúp bạn đặt tiêu đề dễ dàng và người nhận cũng quản lý email một cách dễ dàng hơn.

Mỗi một nội dung thường có tầm quan trọng khác nhau và thời gian xử lý khác nhau. Đừng kèm nhiều hơn 1 nội dung vào 1 email, nếu bạn không muốn các việc quan trọng của bạn bì trì hoãn cùng với những việc khác.

Vd: Sản phẩm bán cho khách hàng của bạn bị lỗi, bạn cần:

  • Thay thế sản phẩm khác cho khách hàng
  • Tìm ra nguyên nhân lỗi để khắc phục trong tương lai

Việc tìm ra nguyên nhân lỗi thường mất nhiều thời gian, nên đừng bao giờ kèm nó vào email yêu cầu thay thế sản phẩm (vốn cần rất gấp)

Dù bạn gửi một hay nhiều email thì chi phí cũng không khác biệt (đó là thời gian bạn sọan nội dung các email đó). Bởi vậy nếu bạn có nhiều vấn đề khác nhau cần trao đổi, hãy gửi những email riêng

Xác định rõ hành động mà bạn muốn
Đừng bao giờ để người nhận cảm thấy bối rối vì không biết ý định của bạn khi gửi email cho họ là gì. Hãy luôn nhớ, họ không phải là bạn và họ không biết tất cả những gì bạn đang nghĩ trong đầu.

From → Uncategorized

Leave a Comment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: