Skip to content

Công cụ hỗ trợ giao việc trong hệ thống email của google

by on March 19, 2011

Nếu bạn cảm thấy mình có quá nhiều nhân viên để quản lý, thì hãy sử dụng thử công cụ sau trong quá trình giao việc nhé.

Vấn đề:
– Giao nhiều việc, nhưng thường xuyên quên không kiểm tra, dẫn đến tình trạng: cấp dưới không thực hiện công việc một cách chủ động (vì để lâu một thời gian rồi sếp cũng quên, cần gì thực hiện)
– Sử dụng các công cụ nhắc việc thì thao tác phức tạp, nên chỉ sử dụng trong 1 thời gian ngắn rồi đâu lại vào đó

Giải pháp: sử dụng công cụ nhắc việc tích hợp sẵn trong gmail.

Thao tác khi sử dụng:
– Khi giao việc ( thường là sử dụng email để giao việc, vừa nhanh, tiện, rẻ, lại có bằng chứng đối chiếu trong tương lai), bạn có thể ghi nhận thời điểm kiểm tra bằng chức năng insert Invitation. Chức năng này sẽ giúp ta được nhắc việc một cách tự động.

sau đó bạn có thể chọn thời điểm deadline. Hệ thống sẽ tự động gửi mail cho bạn tại thời điểm bạn mong muốn. ( xem cách thiết lập trong phần thiết lập notification của google calendar)

– Khi nhận được phản hồi từ nhân viên, bạn có thể sử dụng chức năng tag để đánh dấu tiến độ công việc. Để hiệu quả, tôi khuyên bạn nên chia làm 3 loại: “RED – stuck by me” (các công việc đang chờ bạn xử lý), “YELLOW – stuck by others” ( các công việc đang bị vướng bởi người khác mà bạn cần hỗ trợ) và “GREEN – doing by others” (các công việc bạn đã giao cho người khác và đang đợi kết quả).
– Khi muốn review toàn bộ công việc, bạn chọn các tag trong hệ thống và xem các đầu công việc còn vướng.

– Việc kiểm tra kết quả sẽ được tự động nhắc nhở bởi chức năng notification của gmail. Bạn có chọn hình thức nhắc bằng email hoặc popup trong hộp mail ( khi đến deadline)

Hướng dẫn cách thiết lập
Việc thiết lập có hơi phiền phức, nhưng chỉ cần thực hiện 1 lần, và sau đó bạn sẽ thoải mái tận dụng sức mạnh của hệ thống.

1. Thiết lập calendar và chế độ tự động thông báo

B1: vào calendar

B2: Chọn tên calendar và thiết lập chế độ tự động thông báo ( Notifications)

B3: thiết lập chế độ thông báo mà bạn muốn

Thiết lập hệ thống tags

Tôi hay sử dụng hệ thống sau:
“RED – stuck by me” (các công việc đang chờ bạn xử lý),
“YELLOW – stuck by others” ( các công việc đang bị vướng bởi người khác mà bạn cần hỗ trợ) và
“GREEN – doing by others” (các công việc bạn đã giao cho người khác và đang đợi kết quả).

Hoặc bạn có thể sử dụng hệ thống:
– Quan trọng – gấp
– Quan trọng – không gấp
– Không quan trọng – gấp
– Không quan trọng – không gấp

Chúc bạn sử dụng công cụ một cách hiệu quả cho công việc của mình.

Lý Xuân Nam

Cty CP Giải Pháp Tinh Hoa

From → Uncategorized

Leave a Comment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: