Skip to content

Quy trình tám bước để đánh giá năng lực hiệu quả – phần 3 | phần cuối

by on May 18, 2011

( Xem lại phần 1, phần 2)

Bước 4: Tìm căn nguyên của những thiếu sót trong hiệu suất làm việc

Photobucket

Bạn hãy tìm căn nguyên của việc nhân viên không đạt được mục tiêu bằng cách đặt những câu hỏi để khơi gợi vấn đề: “Tại sao anh nghĩ rằng doanh số của anh năm nay sẽ không đạt được 2,2 triệu đô la?”. Hãy lắng nghe cẩn thận câu trả lời và cho nhân viên cơ hội đầu tiên để xác định nguyên nhân. Nếu bạn không nghe được một câu trả lời hợp lý, hãy thăm dò bằng câu hỏi khác nếu cần thiết: “Có phải vấn đề là anh cần có thêm thông tin sản phẩm hay cần được đào tạo thêm không?”, “Có phải anh đã không nhận được sự hỗ trợ thỏa đáng trong công tác bán hàng từ tôi hoặc từ văn phòng chính ?”,…

Hãy duy trì phong cách cho và nhận thông tin này với nhân viên của bạn, và cuối cùng bạn sẽ biết được nguyên nhân vấn đề. Tuy nhiên, đôi khi nguyên nhân thật sự lại nằm ngoài khả năng kiểm soát trực tiếp của nhân viên.

Quy trình làm việc có thể là nguyên nhân của vấn đề về hiệu suất hoạt động

Khi bạn tìm hiểu căn nguyên của hiệu suất làm việc kém, đừng loại trừ khả năng rằng quy trình và công cụ làm việc mà nhân viên của bạn được yêu cầu sử dụng đang ở trong tình trạng khiếm khuyết. Ngay cả một nhân viên tài năng và tận tâm cũng sẽ không thể thực hiện công việc xuất sắc nếu phải sử dụng những công cụ hay quy trình làm việc tệ hại. W. Edwards Deming – một trong những nhà sáng lập phong trào chất lượng – tin rằng quy trình làm việc là nguyên nhân cội rễ của hầu hết mọi sai lầm và thiếu hiệu quả. Ông cho rằng cấp quản lý cần phải kiểm soát quy trình làm việc, chứ không phải nhân viên.

Trong hầu hết trường hợp, việc xác định căn nguyên của các thiếu sót trong hiệu suất làm việc sẽ tạo ra bầu không khí khách quan mà cả bạn lẫn cấp dưới của bạn có thể đóng góp theo những cách tích cực. Bạn sẽ không tấn công cấp dưới, còn cấp dưới cũng không phòng thủ để tránh những lời chỉ trích của bạn. Thay vào đó, cả hai sẽ làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề, mà trong phần lớn trường hợp là nằm ngoài tầm kiểm soát của cấp dưới (ví dụ: thiếu đào tạo phù hợp, quá ít nguồn lực, môi trường làm việc). Những đề xuất sau đây có thể giúp bạn đưa ra ý kiến phản hồi hữu ích hơn:

+ Khuyến khích nhân viên bày tỏ điểm bất đồng. Một lần nữa, hãy tạo cơ hội để nhân viên đưa ra quan điểm của mình.

+ Tránh nói chung chung như: “Dường như anh không để hết tâm trí vào công việc của mình”, mà hãy có những lời nhận xét cụ thể liên quan đến công việc, như: “Tôi để ý rằng anh chẳng đưa ra đề xuất nào tại các cuộc họp cải tiến dịch vụ của chúng ta cả. Tại sao vậy?”.

+ Hãy chọn lọc. Bạn không cần phải liệt kê mọi thiếu sót hay thất bại. Hãy tập trung vào những vấn đề thực sự quan trọng.

+ Hãy đưa ra những lời khen ngợi xác thực hay những lời phê bình có ý nghĩa.

+ Phản hồi theo hướng giải quyết vấn đề và hành động.

Ở bước này, bạn chủ yếu tập trung vào các vấn đề còn tồn đọng về hiệu suất làm việc. Nhưng bạn cũng hãy làm điều tương tự đối với thành tích trong hiệu suất làm việc. Hãy đề nghị nhân viên giải thích xem điều gì, yếu tố nào đã giúp họ thực hiện nhiệm vụ tốt như vậy. Có khả năng nhân viên sẽ truyền lại những kinh nghiệm giá trị mà người khác có thể học hỏi và áp dụng vào công việc. Sau đó, bạn cũng cần khuyến khích để nhân viên này củng cố động lực làm việc và liên tục phát huy năng lực của mình.

Bước 5: Lập kế hoạch khắc phục thiếu sót trong hiệu suất làm việc

Nếu bạn đã xác định được các thiếu sót trong hiệu suất làm việc và đã tìm ra căn nguyên vấn đề, hãy nhớ đảm bảo rằng nhân viên cũng nhận thức được điều đó và nhìn nhận tầm quan trọng của chúng. Khi đó, hãy bắt đầu trao đổi về cách thức giải quyết.

Hãy cho nhân viên cơ hội đầu tiên để triển khai kế hoạch khắc phục bất kỳ thiếu sót nào. Hãy đặt câu hỏi tương tự như: “Anh sẽ đề xuất giải pháp gì?”. Việc đặt bóng sang phần sân của nhân viên sẽ khiến họ có trách nhiệm và tận tâm hơn với những giải pháp đưa ra. Khi nhân viên mô tả kế hoạch giải quyết của mình, hãy thách thức các giả định và đưa ra ý tưởng tăng cường kế hoạch đó. Nếu nhân viên không thể đưa ra một kế hoạch đáng tin cậy, bạn phải có phương pháp chủ động hơn. Trong bất kỳ trường hợp nào thì cũng phải tìm kiếm sự nhất trí và cam kết từ nhân viên đối với kế hoạch. Một kế hoạch hiệu quả sẽ bao gồm:

+ Các mục tiêu cụ thể

+ Thời hạn

+ Các bước hành động

+ Kết quả mong đợi

+ Đào tạo, huấn luyện hay thực hành nếu cần thiết

+ Kế hoạch phát triển này nên là một phần trong hồ sơ của nhân viên.

Nếu bạn không thể giải quyết vấn đề khắc phục những tồn đọng về hiệu suất làm việc trong các cuộc họp đánh giá của bạn, hãy bố trí thời gian và địa điểm cho một cuộc họp theo dõi và giải thích mục đích cuộc họp: “Tuần tới tôi muốn anh suy nghĩ về những điều mà chúng ta đã thảo luận hôm nay. Tôi cũng sẽ làm như vậy. Sau đó chúng ta sẽ họp lại và triển khai một kế hoạch để anh có được sự giúp đỡ cần thiết nhằm giải quyết những vấn đề này.”

Trước khi kết thúc cuộc họp, hãy nhắc lại những nội dung đã trình bày và những nội dung đã được thống nhất. Điều này sẽ giúp bạn tránh được sự hiểu lầm về những gì cả bạn lẫn cấp dưới đã thảo luận trong cuộc họp.

Bước 6: Đánh giá lại các mục tiêu về hiệu suất làm việc

Theo định kỳ hàng năm, bạn cần kiểm tra, xem lại việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Điều này đặc biệt quan trọng khi tổ chức đang trong giai đoạn thay đổi, và khi sự nghiệp của cấp dưới đang trong tiến trình phát triển. Vậy nhân viên nên theo đuổi những mục tiêu gì trong những tháng phía trước? Trong một số trường hợp, chi tiết của cuộc thảo luận này sẽ được tiếp tục trong một cuộc trao đổi sau đó với nhân viên, đánh dấu sự bắt đầu của một chu kỳ quản lý hiệu suất làm việc mới.

Khi thảo luận, hãy để nhân viên tham gia vào quy trình thay đổi mục tiêu để đảm bảo rằng (1) nhân viên có khả năng đảm đương mục tiêu mới, và (2) nhân viên hiểu được chi tiết và tầm quan trọng của những mục tiêu này. Trong mọi trường hợp, hãy luôn rõ ràng về các mục tiêu mới và cách đánh giá hiệu suất làm việc dựa trên những mục tiêu đó. Ngoài ra, tùy vào kỹ năng của nhân viên, đây là lúc lập một kế hoạch phát triển (huấn luyện, đào tạo…) để giúp nhân viên có khả năng đáp ứng các mục tiêu mới.

Bước 7: Ghi chép lại

Việc lập biên bản ghi chép lại nội dung, các quan điểm chính và kết quả của cuộc họp là điều quan trọng. Điều này có nghĩa là bạn cần ghi chú trong suốt cuộc họp và hoàn chỉnh ngay sau đó, khi trí nhớ của bạn vẫn còn lưu giữ nhiều thông tin. Việc ghi chép tốt cho cả bạn và nhân viên bạn. Nếu một trong hai người không đồng ý với những gì đã thảo luận hoặc đã nhất trí trong buổi đánh giá, bạn có thể kiểm tra lại tài liệu chi chép. Dĩ nhiên đây có thể là bằng chứng quan trọng khi dính dáng đến vấn đề pháp lý. Vì thế, hãy ghi chép cụ thể những điều sau:

+ Thời điểm tiến hành cuộc họp

+ Những quan điểm và trình bày chính của nhân viên (không nhất thiết phải đúng nguyên văn), bao gồm cả phần tự đánh giá của nhân viên.

+ Những quan điểm và trình bày chính của bạn

+ Những quan điểm bất đồng, nếu có

+ Tóm tắt kế hoạch phát triển

+ Thống nhất các bước tiếp theo

+ Thống nhất các mục tiêu thực hiện cho năm kế tiếp

Một số công ty yêu cầu bạn cung cấp bản sao của ghi chép này cho nhân viên và bổ sung vào hồ sơ nhân sự của nhân viên cũng như các hồ sơ của bạn. Trong hầu hết trường hợp, cả nhà quản lý lẫn nhân viên được yêu cầu ký vào bản báo cáo đánh giá hiệu suất làm việc, và nhân viên có quyền viết thêm ý kiến đóng góp của riêng họ vào báo cáo này.

Bước 8: Theo dõi

Bạn nên lập kế hoạch theo dõi sau mỗi cuộc họp đánh giá. Những người thực hiện đạt hiệu quả cao rõ ràng không cần phải theo dõi nhiều. Tuy nhiên, nếu bạn giao cho họ những mục tiêu mới với nhiều yêu cầu khắt khe, thỉnh thoảng bạn nên giám sát tiến độ để biết được liệu họ có cần đào tạo, huấn luyện hay hỗ trợ thêm không.

Những nhân viên có vấn đề về năng lực thực hiện cần được giám sát cẩn thận hơn. Sự giám sát này có thể thực hiện dưới hình thức cuộc họp theo dõi hàng tuần hay hàng tháng. Ngoài việc kiểm tra tiến độ dựa trên các kế hoạch phát triển, những cuộc họp này tượng trưng cho cơ hội huấn luyện và khuyến khích từ phía bạn.

Nguồn | Kỹ năng thương lượng – First News và NXB Tổng hợp TPHCM

From → Uncategorized

Leave a Comment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: